WIRTUALNY DORADCA

1  2 

W jaki sposób mogę wybierać wykonawców/dostawców?

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie „Beneficjent zobowiązany jest przy realizacji Projektu wybierać i udzielać wszelkich zamówień (zakupów, dostaw itp.) w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesu rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego niniejszą umową w związku z realizowanym zamówieniem. Beneficjent zobowiązuje się dokonywać czynności związanych z udzieleniem zamówienia w formie pisemnej.”

Przebieg procedury związanej z wyborem wykonawcy/dostawcy

Opis powinien umożliwić każdemu potencjalnemu oferentowi jednoznacznie określić przedmiot postępowania. Nie należy zawężać przedmiotu do konkretnego producenta. W zapytaniu ofertowym, poza parametrami technicznymi, powinny się znaleźć takie elementy jak:

  • Termin realizacji usługi/dostawy
  • Termin do kiedy oferty mogą być składane
  • Termin związania z ofertą, np. 30 dni

 

  1. Wysłanie zaproszeń do składania ofert
    • Należy określić potencjalnych dostawców danego towaru lub kto może wykonać określone prace
    • W ramach danego postępowania należy wysłać do min. 3 oferentów zaproszenie do składania ofert o tej samej treści
    • Należy wykazać fakt wysłania zapytań ofertowych. Dowody potwierdzenia wysłania zapytań ofertowych należy przechowywać w dokumentacji konkursowej (mogą to być m.in. dowód nadania listu poleconego, potwierdzenie nadania faxu, oddrukowany mail, potwierdzenie osobistego odbioru).
    • Należy pamiętać, że to na Beneficjencie ciąży obowiązek udokumentowania wysłania zapytań ofertowych

    2.  

  2. Potwierdzenie wpływu ofert

    Należy odnotować fakt wpłynięcia ofert w dokumentacji dotyczącej realizacji Projektu. Można to zrobić na wiele sposobów:

    • Oferta została dostarczona pocztą lub kurierem w formie listu lub paczki – w takim przypadku należy zachować kopertę, w której oferta została złożona oraz opisać ją np. „wpłynęło dnia 01.03.2011 r.” i opatrzeć czytelnym podpisem osoby potwierdzającej wpływ oferty lub parafką wraz z pieczęcią imienną;
    • Oferta została złożona w formie elektronicznej (e-mail) – w takim przypadku należy wydrukować e-maila;
    • Oferta została złożona osobiście - osoba przyjmująca ofertę powinna ją opisać, np. „wpłynęło dnia 01.03.2011 r.” i opatrzeć czytelnym podpisem osoby potwierdzającej wpływ oferty lub parafką wraz z pieczęcią imienną.

    3.  

  3. Przygotowanie protokołu z wyboru oferty/ Wybór wykonawcy lub dostawcy

    • Wybór powinien nastąpić, co do zasady, po dacie terminu, do którego oferty mogły być składane lub w dacie, gdy oferty złożyli wszyscy zaproszeni oferenci
    • Jeżeli, w toku postępowania, ofertę złoży podmiot nie zaproszony do udziału w postępowaniu to oferta tego podmiotu musi również podlegać procedurze porównywania ofert
    • Wybór wykonawcy musi nastąpić przed podpisaniem umowy na daną usługę lub dostawę towaru
    • Należy sporządzić protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie obowiązującym wzorem

    4.  

  4. Podpisanie umowy z wykonawcą lub dostawcą

    • Wymaga się, by na dzień podpisania umowy/ dokonania zakupu ważna było oferta, w wyniku której dochodzi do podpisania umowy
    • Umowę należy zawrzeć nie wcześniej niż w dacie wyboru najkorzystniejszej oferty
    • Zaleca się, by umowa oprócz podpisów i pieczęci, była parafowana przez osoby ją podpisujące na każdej stronie

< cofnij